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工业品营销-应收账管理如何防患于未然

点击次数:1018 发布时间:2023-8-3 10:06:13 
   


销售不仅仅是将货销售出去就万事大吉,回款才是销售的最终目的和结果,因为只有销售货款回来了,企业的资金才能处于一种平衡状态,企业才能有再造血的功能,如果产品销售出去而货款没有结回,企业的资金状况就会就会处于一种非良性状态。但是由于在现实市场环境中生产企业在销售过程中如果针对客户实行百分之百的现款现货的销售方式不仅不太适合现实情况,同时,也会使企业生产经营情况收到很大的制约,使企业发展步入一个不利的局面,因此,在销售过程中赊欠的存在是不可避免的一种现象。

赊销的存在对于企业而言意味着应收账款的产生,意味着待坏、账风险的存在,因此对于企业而言进行产品销售如何保证货款的安全和按照计划成功回收,成为很多企业所关注的问题,对于这个问题的解决我们用一句话来讲那就是:未雨绸缪、防患于未然,即通过加强事前的控制才能避免问题的出现。

具体到生产企业营销工作中如何进行应收账款的管理工作,那就是为了避免呆坏账造成的损失,企业在进行产品销售的前期就需要防患于未然,加强事前的控制,来杜绝问题的产生,使问题消灭在萌芽状态,主要做法是通过对拟交易客户进行前期的客户调查,如何客户基本情况、客户的资信、实力和信誉等进行全面的考察,并建立相应的资料和分析数据,通过这些工作的有效开展来为企业应收帐款的安全回收来保驾护航。

一、建立客户档案

1、建立客户档案资料的目的

据资料统计,通过对于事前欠款的有效管理可以防止70%的呆坏账的产生,可以讲很多货款产生拖欠和呆坏账的原因在于企业销售时对客户了解不够所造成的,通过建立客户档案资料,利用前期对客户进行全面的了解,针对客户的一些列信息的收集并建立相应的档案,并对客户实施资信评估,一方面可以淘汰哪些信用不佳的客户,另一方面可以降低货款的风险,避免在清缴货款上产生大的费用,同时也可以加强在后期对客户进行回访促进销售工作的更好开展。

2、客户档案的内容和形式

对于客户档案的建立目的在于规避呆坏账的产生,同时也是企业财务能够对应收账款进行管理的一个有效办法,一般客户档案的建立主要内容包含客户资料卡、客户信用资料卡、客户负责人资料卡三个部分,具体如下:

第一部分企业是客户资料卡,其主要包括以下内容:

1)、企业名称:即交易客户单位的名称,在这里要求对企业的名称进行详细登记,记录企业的全称并与客户的营业执照相对应。

2)、企业性质:即企业属于那种经营性质的企业,如是有限公司还是股份公司;是民营企业还是国有企业等等。

3)、企业注册资金:企业的注册资金往往是一个企业实力的体现,在这里可以了解客户与自身产品的销售情况进行比对。

4)、企业法人代表:主要是明确企业的负责人。

5)、企业地址:即企业所在地。

6)、企业经营范围:企业的生产经营行为是否和自身企业提供的产品相一致。

具体客户资料表如图:

客户编号

 

客户名称

 

地址

 

邮编

 

负责人

 

联系电话

 

传真

 

注册资金

 

工商登记号

 

税号

 

开户行

 

帐号

 

单位性质

有限责任公司

国营

集体企业

私营企业

股份有限公司

合伙

独资企业

个体

第二部分:客户信用资料卡,主要包括以下内容:

1)、注册资本:企业营业执照上的注册资本金额以及实收资本的情况,其是企业实力的

一种体现,对于这点的了解在有必要的情况下需要到企业注册地的工商系统进行落实,同时要注意企业的年审情况。

2)、授信额度:企业针对客户的注册资本和合同金额的大小给予客户的赊欠额度,这是

体现双方互信的一个基础,对于授信额度大小的确定往往受合作时间、客户信誉、客户经营效益等多个方面影响

3)、结帐日:企业和客户之间针对货款回收所制订的回款日期,这个日期可以是月结、

季结或者到货多长时间内结款。

4)、信用等级:企业根据与客户合作时间、客户信誉、经营效益或者企业对客户进行审

查情况,根据客户的情况结合企业的实际情况给客户评定的信用标准,这个标准往往对客户的授信额度、注册资本、信用期限、付款条件有很大的影响关系,这是企业在预防货款安全工作中一个主要的评定标准或衡量指标。

5)、信用期限:企业对客户产生赊欠款时间给予的时间期限,此点受客户信用等级、客

户生产销售季节的影响。

6)、付款条件:企业和客户之间为保证双方的利益针对货物和货款两个方面相互设定的

回款的条件。

具体形式如图:

注册资本

 

信用等级

 

授信额度

 

信用期限

 

结帐日

 

付款条件

 

第三部分:客户负责人资料卡,主要内容包括以下几个方面:

1)、姓名、性别、年龄、职务:这是对客户负责人基本情况的一个了解,也是最基础的资料。

2)、性格特征:一个人的性格特征往往和其工作的特点和行事风格有着很大的关系,通过对一个人性格特点的了解不仅可以在工作中投其所好同时也便于销售和回款工作的开展。

3)、家庭情况:家庭是每个人生活和工作的重要组成部分,家庭伴随着着每个人的一生,通过对企业负责人家庭情况背景的了解,在销售工作中有时会起到意想不到的作用。

4)、兴趣爱好:对于对企业负责人兴趣爱好的了解这样便于销售人员在和企业负责人接触时能够找到共同的话题,使日常和工作的谈话能够言之有物、言而愿闻建立好的合作关系。

5)、专业、学历背景:对于负责人学历、专业背景的了解,对于工业品营销而言这往往成为企业的产品能否进入客户的视线的关键点。

6)、联系方式:加强日程联系的基本点,重要的是业务人员不仅要知道企业负责人的办公电话,同时还需要知道手机和家庭电话,以方便日常的感情联络。

具体形式如图:

负责人姓名

 

性别

 

年龄

 

家庭住址

 

联系电话

 

性格特征

 

兴趣爱好

 

专业背景

 

教育学历

 

案例:

雄鹏电器设备有限公司,作为一家电器设备的生产企业主要给各个生产企业做家用电器产品的配套产品,由于产品质量过硬,产品的销售非常顺利,企业在这几年的发展也一直处于一个良好的上升状态,但是由于销售上的赊欠款过大,资金周转问题成为困扰该公司继续发展的一个较大问题,作为该公司的负责人张经理在对销售赊欠款的分析上发现,之所以造成企业赊欠款过大的原因在于,第一是企业在对业务人员的考核时只注重账面上的销售数据,造成业务人员急功近利的销售意识,只注重将货销售出去而忽视货款的回收,第二企业内部对销售货款的控制乏力,财务对应收账款的催收力度太小,第三最重要的一点是由于销售人员在进行销售时虽然将货卖给了客户,但是由于没有对客户基础资料进行搜集和整理,造成很多货款的回收由于缺乏基础资料在进行清收货款时出现由于无法找到相关负责人而造成货款无法及时的回收,为此,张经理决定从基础入手,通过对客户基础资料的建立来完善对销售应收账款的管理工作,为此张经理一方面要求财务人员对企业的应收账款进行清理归类,一方面要求各业务人员和公司财务人员通过对客户的基础资料如客户企业档案、负责人基础资料、客户与企业往来交易记录、回款记录、客户信誉建立信用记录等相关资料,通过对这些数据的分析建立企业客户档案,同时要求各业务人员在对新客户进行合作时必须建立客户档案,在客户资料和档案没有齐备的情况下无论任何原因均不允许发货等硬性要求,虽然此举在销售人员中引起轩然大波,销售人员对此举难以理解和颇有微词,在短期内也出现了销售量下滑的严重问题,但是张经理不为所动,坚持这项原则,在经过短短的近六个月的挑整后企业的销售出现了新的变化,首先是企业的的应收账款大幅下降、货款回收的时间也比原来正常多了,同时由于有了相关企业负责人的基本资料通过企业相关部门与各企业负责人的相互沟通,企业的和客户之间的关系也相处非常好,对企业的销售间接起到了带动作用。

二、加强客户信息资料的搜集

客户信息资料的搜集是一个系统的工作,企业通过对客户信息资料的搜集可以帮助企业更好的规避货款风险,一般而言企业在对客户建立相关客户档案后,需要在客户信息资料的搜集工作中做两件事情:

首先,企业在交易和合作前通过对客户进行必要的资信调查,主要是为了解决以下几个问题,即:

1)、能否和该客户进行商品交易;交易的前提条件是客户经营资质合法、信用口碑颇佳并且具有支付能力。

2)、做多大量,信用额控制在多少为宜;进行交易应控制的交易额度和对客户的授信额度的限制。

3)、采用什么样的交易方式、付款期限和保障措施。采取现款现货、货到付款、提货付款还是给予一定的帐期,以及货款风险存在的防范手段是什么。

其次,在对已经合作客户进行必要的资信调查,主要解决以下问题,即:

1)、了解客户的经营状况和后期合作的意愿,强化经销商的回款意识。

2)、加强对客户的库存管理,将应收账款和发货数量进行合理有效控制,减少应收账款的数量。

3)、了解客户潜在的风险做好应收账款的风险控制。

以上问题的解决,对于保证企业货款的安全起着至关重要的作用,但是要想做到这一点整理和搜集客户的信息资料是问题解决的关键。

1、如何对客户信息进行搜集

建立客户档案、搜集信息资料的目的在于强化对应收账款的控制,防止产生呆、坏账的产生,这要求客户档案和客户的信息资料必须是真实有效的,只有真实有效的客户信息资料才能正确反映客户的真实情况,才能为企业对客户的甄别提供依据,为企业的销售工作奠定良好的基础,为企业后期的销售工作提供有效的服务和帮助,因此对于客户资料信息的收集和整理是一项非常重要的工作,作为企业必须予以高度重视,哪么企业以该如何对客户的信息进行搜集才能达到真实有效的目的、才能起到为企业服务的目的呢?平常很多企业只要采取以下两种方法进行客户资料信息的搜集,一是委托专业的调查公司进行,二是企业利用自身人员进行客户资料的搜集和整理。

但是,由于企业把客户信息调查工作委托给调查机构,很容易造成销售人员过渡依赖外部资源对销售过程中的风险控制,会造成销售人员对客户风险的警觉度降低,增加后期应收账款的风险。其次、调查机构的调查结果往往浮于表面,调查的结果和结论和企业所要认知和了解的情况存在偏差,结果不能令人满意,企业有时还需要进一步补充调查,甚至“抽丝剥茧”一番,才能判断调查结果是否可以运用。

因此,很多企业将客户信息资料的调查工作,交给平时与客户往来接触最为频繁的销售人员负责,虽然这样会使信息调查工作中会出现搜集客户的信息资料大多来源于客户自身或者自己推荐的机构和人员,以及客户倾向于提供对自身有利的信息回避对自身不利的信息,加上企业本身的客户资信调查人员并非专业人士,造成搜集的信息客观性相对较差,但是这种信息来源渠道的好处是企业不必花费额外的费用,并且信息的收集工作在日常交易的过程中就可以顺利进行,同时销售人员作为和客户接触最多的人员对于客户的了解往往会更加深入一部,因此很多企业还是坚持运用自身销售人员进行客户资料的搜集工作。

2、销售人员进行客户信息资料搜集的途径

作为销售人员要获取真实可靠的信息资料,一般主要从以下的途径获得:

1)、通过与客户的日常接触搜集信息

与客户的接触是通过商业信函、电话、传真或者电子邮件进行的,在这个过程中,眼光敏锐的销售人员可以通过观察客户使用的信笺、信封是否完整、信件格式是否符合商业惯例、是否具有较强的专业知识并且信息完备等方面对客户经营是否规范有一个大致的评价。如在和客户的销售人员进行电话联系时,可以通过客户是否使用标准的礼貌用语、谈吐是否自如,发现客户是否态度诚恳、工作人员的素质的高低,一般拥有高素质员工客户的经营情况通常比较好,资信状况也比较好,另外,通过对老客户的回款记录的了解也是获取客户资信状况的一条重要渠道。

2)、通过对客户进行实地走访来收集信息

俗话说“耳听为虚、眼见为实”,要想对客户的真实情况进行了解单纯通过别人的介绍或者客户的自我介绍往往会出现信息失真的情况,通过实地的走访则可以很好的解决这一问题。业务人员通过对客户的实地走访,现场查看客户的经营场所、查阅有关法律文件、当面与客户的负责人进行交谈,可以印证客户所提供资料的真实性与否进行一个准确的判断。如销售人员通过观察客户的办公场所和生产厂房的新旧程度,可以对客户的盈利能力作出大致的判断,但需要警惕那种经营陷入困境只对办公场所进行豪华装修骗取货物和钱财的客户;通过观察客户的库存产品的存货情况可以估算出客户未来的现金流量;通过与客户高级管理人员的交谈可以了解其经营管理水平和素质的高低;通过与客户的普通工作人员的交流,可以了解其收入状况、工资发放情况是否及时从而判断客户的经营情况;通过了解客户员工的工作情况和士气高低,可以了解客户的凝聚力;通过观察客户的营业执照和相关资产证明文件可以印证客户所提供的资料与实物是否相符;值得一提的是,一般客户出于保守商业秘密的需要,不愿意披露自身的状况,特别是资信状况不良的或者陷入财务危机的客户更是如此,如果在实地走访时发现客户对于信息披露过于敏感和不安,采取推脱的方式拒绝披露或者不允许销售人员查看,企业就应当保持警觉。

3)、通过与同行业或者相关行业的人员的接触搜集客户信息

首先,客户对同一种商品通常有多种来源渠道,也就是说本企业并不是客户的唯一供货单位,通过与其他供货单位的信息交流取得客户付款是否及时等信息是一种非常重要的信息来源渠道。需要注意的是其他供货单位出于竞争目的,可能故意提供客户资信状况不良的假信息以争取客户资源。

其次,客户所需要的产品一般也不局限与本企业一家所提供的产品,比如客户在生产过程中不仅需要生产原材料同时还需要包装材料等一些配套的生产资料,这样企业的销售人员就可以从客户的其他供应商的销售人员那里了解客户的资信信息,相对与从同行哪里得到的有关客户的资信状况信息可能从其他供应商那里取得的信息更加可靠,因为双方不存在竞争,没有造假的动机,很多时候在和其他非竞品企业的销售人员的接触中有时一家企业所反映出来的问题,或许在不远的将来就是自己企业所要面临的问题。

通过与同行和相关行业的信息交换收集信息所取得的资料主要是与客户曾经打交道或正在打交道的企业出具的《商业资信证明》和客户开户银行提供的《银行资信证明书》。

4)、通过公共信息渠道收集客户信息

现代社会是信息社会,报纸杂志、广播、电视、互联网等大众传媒包含大量的企业信息,通过对这些媒体的关注对于了解客户的信息,进行信息资料的搜集有时也会起到事半功倍的效果,特别是电视和互联网对企业信息报道的及时性是其他方式所不可比拟的,尤其通过互联网销售人员可以根据自身的需要主动地选择所需要的信息。但是,需要注意的是互联网上的垃圾信息比较多,还有相当多的传言不可采信,因此作为销售人员在进行客户信息搜集时最好是选择国内知名的经济类网站和官方网站,这样所收集的信息的可靠性就能大幅度提高。

5)、通过行政部门进行客户信息的搜集

行政部门作为国家的行政管理机关,对客户的信息资料的反应和披露存在客观的真实性,有些信息资料通过行政部门进行了解更具有可靠性,如企业可以从法院了解客户的诉讼记录,以确定客户在付款上的信用和有无因欠款产生的相应不良记录;从税务部门了解客户是否拖欠税款等客户信息,了解客户的经营情况以及客户的信用情况;从工商行政管理部门可以了解到客户经营场所、历年的审验情况和营业执照的真实性,以确定客户的合法性。

6)、通过搜集该企业的宣传资料搜集信息

任何一个企业对于自身的宣传都是不可避免的,其宣传的形式往往也是多种多样,而通过对企业在社会上进行自身的宣传的折页、画报、企业内刊等等对这些宣传物品的资料的搜集和整理,一方面我们可以从侧面了解这个企业的经营理念和发展历史、以及经营思路,以确定企业的有无发展前景,另一方面可以从对企业宣传资料制作的精美程度、企业宣传轨迹的变化情况对客户的经营状况进行分析,以确定企业的经营业绩的发展轨迹。

案例:

2002年江西一家工业原料的生产厂家接到一广东客户价值20万元的订单,客户要求该厂在一个月内完成供货,并预先支付了2万元的预付款声称尾款实行货到付款,该客户是企业近期发展的一个客户,由于一直没有进行实质性的合作因此也就没有过多的了解,在接到订单后负责销售的李勇为了稳妥起见,决定前往广东到该厂进行实地考察,以便确定是否进行按期发货,李勇在到达该企业所在地后,开始没有与该厂相关的人员进行接洽,而是独自一人对客户各方面的信息进行着手的调查,在通过工商等行政部门相关职能了解后均没发现任何问题,但是在对该公司调查的过程中李勇通过与同行的业务人员聊天时了解到该企业一开始合作还都可以回款也很正常,但是时间一长往往就会产生货款回收难的问题,在得知这一情况后,李勇又以采购商的身份前往该厂进行了解,在与该厂的负责人进行所谓的采购洽谈过程中李勇发现该企业的负责人对于采购的事情表现的不是十分的积极,而该厂的其他员工和其他企业的员工很不一样,每个人的脸上都是表情凝重,仿佛发生要发生什么事情一样,于是李勇利用与该厂的看门人员聊天套近乎,终于得知该厂由于经济效益不好,一直要破产,只是一直没有落实下来,每个工人都不知道自己明天何去何从,为此李勇第一时间电话通知厂里不要发货,经过几个月后,李勇从其他渠道得知该厂已经破产,由于资不抵债很多供应商的货款都没能及时回来,只能等法院裁决能拿多少双多少。

3、销售人人员搜集客户信息的技巧和方法

罗马不是一天建成的,资料信息的搜集也同业如此,是无法一蹴而就、一气呵成的,信息资料的搜集是一个长期和不断完善的过程,需要销售人员在实际工作中点点滴滴地搜集而来,为了收集到真实有效的信息,它要求销售人员不仅要有较强的观察力和分析问题的能力做一个有心人外,同时还需要销售人员在信息搜集的过程中掌握一定的技巧和方法,这样才能在信息搜集的过程中无往而不利,作为销售人员在进行信息的搜集工作中需要掌握以下方法:

1)、要以诚感人、以谦动人。俗话说:“鼓不敲不响,话不说不明”,要让掌握信用信息的人吐露真情的最有效做法,就是要让对方对我们不设防,有信任感并与我们形成一种“推心置腹”的共识。因此在初次相见时,销售人员待人要真诚,出言要谨慎,举止要谦恭,切勿随意冷嘲热讽或者表露出一副高高在上无所不能的骄傲态度,在笑谈戏说之间,要把握分寸,在对方拿出数据供我们参考之时,要能让对方自始至终又被重视和受到礼遇的感觉,要有一种“听君一席话、胜读十年书”的感受,若能以这样谦恭有礼的态度对待对方,必定能获得对方完全的信赖,从而让对方随时心甘情愿和非常乐意的给我们提供信息。

2)、要仔细倾听、善于询问。信息的搜集要讲求“敏捷性”。在挖掘信息时,销售人员不妨摆出一副若无其事,悠然自得的姿态,但是内心一定要注意力集中,全神贯注地倾听对方谈话的细节和重点,对于不太明白的关键问题或者一些重要的问题,一定要多问,利用诱导式发问的技巧,让对方自然而然的讲出我们所需要的答案来。

3)、要因事辨认、把握挈机。信息资料的搜集需要真实、可靠的信息来源。在进行信息的搜集不免要于各种各样的人打交道,到底谁提供的信息有效真实,这就需要销售人员要了解提供信息者的性格、品质,需要从这些人日常的言谈举止处着手。古人云:“观人于临财,观人于临难,观人于忽略,观人于酒后。”销售人员只要掌握以上四种契机,仔细观察信息来源者的反应,必能很快洞悉其真正本性。一般见财不私,比多廉洁;临难不避,则有有义识;不忽略细节,多有智谋;酒后能镇静,则聚财有方,这些都是良好的人格信用的表现。同时在信息搜集的过程中销售人员要善于把握契机,一般人在心情好时或者放松的环境下,往往更容易表露真实的想法和情况,这就需要销售人员在信息搜集的过程中把握和制造了解信息的机会。

4)、要广结人缘、互惠互利。销售人员仅凭个人的力量搜集资料是相当耗时费力的,其结果往往也不理想,如数据不准、实效性不强等等。如果销售人员平时能够广结人缘,设法结识一些能自愿提供客户信息的同行,并能在第一时间内互通有无,这样不仅可以提前发现不利诱因,从而及时、及早做好预防措施,降低受骗或拖延付款带来的风险,同时也会获取更广泛的信息搜集渠道。

进行信息资料的搜集作为销售人员时一定要“耳聪目明,心中有数、仔细倾听,小心求证”绝不能凭空臆想,尤其在对客户信息资料的进行评估时销售人员不能随意高估客户的信用;而且,对于长期往来的客户进行信息资料的搜集时,也不可以因为客户以前的信用状况良好就放松警惕,降低追根究底的调查要求,只有经常抱着危机四伏、如履薄冰的心态、时时防止对方随时都可能发生信用异常的预期心理,才能够使信息资料的搜集工作做到无懈可击。

在赊销之前收集客户的信息资料,是为了对客户资信状况评价准备资料,这是应收账款管理的起点,避免对资信状况不佳的客户实行赊销,将可以避免的坏账和收集客户信息所有花费的成本进行比较,结论是多花费些时间和成本收集客户信息是值得的。

四、进行客户风险的鉴别

对客户风险的鉴别主要是为了减少应收账款的坏账损失,是企业寻找优质的客户资源的一个过程,这也是企业进行信息搜集的一个目的,在营销实践中常用的方法就是通过对客户的信用进行等级的划分,针对不同信用级别的客户分别对待,以减少应收账款的损失,具体的实施方法和步骤如下:

首先,通过外部和内部对客户的信息情况进行了解后,企业的业务负责人运用相关的手段对客户进行信用的评判,具体方法一般采用加权平均法进行计算,内容如图示:

 

客户信用评分表

内容

评分

权重

加权得分

与客户的日常接触情况

 

0.1

A

通过对客户进行实地走访

 

0.2

B

通过与同行业或者相关行业的了解

 

0.2

C

通过公共信息渠道了解

 

0.1

D

通过行政部门的了解

 

0.3

E

通过宣传资料的了解

 

0.1

F

信用得分=A×0.2B×0.2C×0.2+D×0.1。。。。。。

 

信用等级

 

注:85分以上优、65-85分为良、65分以下为差.

其次,通过对企业产品、品牌、价格、销售量等相关数据进行综合分析打分,将客户的运营状况与同类型企业进行比较,来对客户的经营效益进行评估,以此来确定风险的轻重程度。如图示:

客户经营效益评估表

内容

产品

品牌

价格

年销售额

口碑

其他

评分

 

 

 

 

 

 

权重

0.1

0.2

0.2

0.2

0.2

0.1

得分

 

 

 

 

 

 

 

最后,根据得分情况对每一客户确定相应的信用等级。等级可分为A、B、C三等,A级为规模较大、历史往来记录较好或盈利能力和短期偿债能力较好的企业;B级为资产状况和财务状况一般,可有一定资产作抵押,在以往交易中经催收能结清货款的企业;C为信誉差、财务状况差、又无资产抵押的企业。对于不同信用等级的客户,企业在销售时就要采取不同的销售策略及结算方式,A、B类客户都可采取赊销方式,只不过是在赊销额和期限上有所区别,赊销额度的确定可根据收益与风险对等原则来确定。在信用期限的确定上,企业可根据行业惯例进行确定合理的信用期限,但一定要以增加的收入大于相应的机会成本、管理成本和坏账损失成本为标准。对于C类客户,一律采用现款交易或采用银行承兑汇票方式进行货款结算,决不能为了单纯地提高销售额而去迁就客户提出的不合理要求。

但需注意的是,信用等级并非一成不变,最好能根据销售人员信息资料的变化情况随时对客户进行全面审核,以便于信用等级的变动与客户的最新变化保持一致。

五、客户信息的更新

客户资料一旦建立起来,对于企业而言只是完成了对应收账款风险管理的第一步,由于任何企业在经营活动中,总会遇到各种各样的情况和随时而来的经营风险,因此对于企业而言客户信息不可能是一场不变的,这就要求企业在对客户信息的管理过程中对客户的情况进行跟踪了解,并定期对已经建立起来的客户资料内的相关信息和内容以及信用的评估数据进行随时的更新,以适应客户和企业进行管理的需要,对于企业而言只有对客户资料进行定期更新,这样企业才能对客户的变化情况了如指掌,对客户资料的更新我们的目的在于了解客户人事以及企业经营的的发展动向,以做到防患于未然,同时通过客户信息资料的定期更新可以帮助企业对自己的应收账款有个明确的管理办法,减少企业在销售过程中所遇到的风险。

对于客户信息的更新作为企业需要注意以下几个过程的管理:

一、企业经营场所的变更。主要是指客户因经营需要将经营的场所进行搬迁,如近年在内地很多企业由于人力资源成本的上涨,为了节约劳动力成本很多企业开始陆续将企业搬迁到人力资源更为丰富和人力成本更为地的地区,这虽然是客户的自身发展的一种需要,但是作为供货企业必须对客户的这种变化随时掌握。

二、企业经营者的更换。主要是指企业经营人的变动情况,随着我国市场经济改革的不断深入和发展,以及现代经营理念所有权与经营权分离的要求,在我国很对企业业主不再向过去一样亲自参与企业的经营和管理,而是将企业的经营权交给职业经理人由职业经理人负责企业的经营活动,尤其对于一些国有企业更是如此,这种现象的广泛存在,就会随时发生经营者的人事变动情况的可能,在很多时候经营者变动往往都会对企业应收账款的支付产生很大的影响,因此作为供货方对以企业经营者的变动情况进行洞察,及时更新客户的信息资料就非常有必要。

三、企业在与客户商业活动中,客户付款情况的资料更新。主要是指对客户在合作过程中的付款情况及时了解,从客户付款的及时性等相关信息上对客户的信用进行考查和动态的评估,并根据评估的情况对等级进行调整。

案例:

王伟是一家香精企业的销售人员,其主要的工作就是针对很多大小的乳品厂进行牛奶香精的销售,作为一名销售人员王伟的销售工作一直深受公司领导的喜爱,原因在在于王伟很很多销售人员不同的是其在产品的销售过程中货款的回收总是能够很好的按时回到公司,其所负责的西北片区的销售业绩不但稳健增长,而且每月应收账款的比列只有销售额的10%不到,并且各个客户的资金重视处于一种良性的流动的状态,为此在年底收到公司的奖励,并被领导要求将自己个人工作方法作为经验向同事进行汇报,在报告会上王伟根据自己多年的工作经验进行了一下总结:

首先,在接到销售任务的时候,王伟并不是急于求成的去找客户进行洽谈,而是先对自己市场区域的准客户进行逐一清理,通过对客户的基本情况的了解后,建立相关的基础档案,通过了解的情况对客户按照规模、产品畅销的程度先进行一、二、三类的大致分级,确定自己的工作重点。

第二、在与客户的洽谈的过程中,王伟更多的考虑的不是如何将货先铺出去而是考虑如何能够货到付款,甚至先款后货,为此在选择客户时王伟总是通过各种渠道对客户产品的销售情况、品牌影响力、企业的经营效益等情况都作了充分了解时才将这些客户纳入自己攻击的目标。

第三、在对一些客户进行基本情况和企业效益情况有了大致了解后,王伟对于一部分经营效益好企业根据每根企业规模实力和发展前景较好的企业,在现款无法实现的情况下,根据自己对企业的了解程度,在预估各企业产品的销售量的数据分析上给各个企业进行信用的评定,并以此确定赊欠的额度,来保证自己销售的实现。

第四、在对客户的销售货款的管理工作中,针对客户的应收账款王伟坚持每月与对客户进行对帐以加强的应收账款管理,同时对各个客户应收账款账龄、应收账款的比重的情况进行动态的分析,并根据对客户的回款情况的及时调整自己销售的重点方式。

第五、对客户信息资料在日常的管理中,王伟坚持对客户的信息资料进行及时的更新,尤其对于人事的变动,回款未按计划到位的客户,一旦出现变动,王伟总是在了解清楚后立即采取跟踪了解直到稳定下来,才将资料进行确定并进行后续的工作

正是由于这样通过对基础工作的落实,王伟虽然在一开始的销售量比起很多区域而言市场提升速度慢,但是由于坚持对基础工作的落实,因此在后期市场的销售保持了稳健的发展态势。

六、客户风险的征兆

任何危害的的发生往往并不是突如其来的,其在危害发生的前期总有着这样和那样的征兆,作为客户经营风险的出现同样如此,因此企业在对客户进行应收账款的管理过程中,作为企业需要对客户的一些异常情况进行高度的关注,一般而言客户出现以下情况作为企业必须给予高度的关注。如:

1)、办公地点的莫名搬迁;

现象:办公场所的搬迁不是出于企业发展的角度再进行而是因为很多无法说清原因进行搬迁,而且搬迁的场所是由高档的场所往低档场所转移。

2)、频繁转换管理层、业务人员,公司离职人员增加;

现象:公司的管理团队人员更换频繁,基础业务团队人员无所事事,并且人员的辞职和流动率增加太快,超出正常的人员流动率。

3)、受到其他公司的法律诉讼;

现象:客户官司不断,并且这些官司又都主要集中在债务官司上。

4)、公司财务人员经常性的回避;

现象:公司的财务主管人员针对客户对帐或者结款工作,不按时进行开展必要的工作,经常采取种种借口进行推脱,是对帐和结款工作无时间性延期。

5)、付款比过去延迟;经常超出最后期限;

现象:原先非常及时的付款工作,在很长时间内出现迟缓,并且无合理和正当的理由。

6)、多次破坏付款承诺;

现象:对于事前约定的付款承诺迟迟无法兑现,并且反复出现类似的情况。

7)、经常找不到公司负责人;

现象:公司的经营负责人经常不在公司,电话联系往往无法联系上或者

8)、公司负责人发生意外;

现象:公司负责人因为总总原因出现一些负面的相关信息或者本身出现一些违法或者自身健康方面的问题。

9)、公司决策层存在较严重的内部矛盾,未来发展方向不明确。

现象:企业的内部矛盾重重,尤其是公司的高层管理人员之间勾心斗角,企业的经营发展定位不清、方向模糊,没有主业和次业之分。

10)、公司有其他的不明确赢利的投资(投机)如:股票、期货等;

现象:企业正常发展的资金被用于一些高风险的投资行业。

11)、不正常的不回复电话;

现象:正常业务开展的电话出现中断或者不给予必要的回复。

12)、开出大量的期票;

现象:在短时间内开据大量的银行期票或者延期付款支票,应付客户正常的结款请求。

13)、银行退票(理由:余款不足);

现象:给客户开具的结款票据账面上余额不足,并经常出现类似问题。

14)、应收帐款过多,资金回笼困难;

现象:企业对外应收账款过多已经严重影响到企业的正常生产和经营,并且应收账款回收难度较大。

15)、转换银行过于频繁;

现象:开户银行三天两头更换,并且存在多个开户银行的现象。

16)、以低价抛售商品(低于供货商底价)

现象:对于库存的产品或者商品在进行大规模的甩卖,并且希望在短时间内清库。

17)、突然下过大的定单(远远超出所在区域的销售能力和生产需要量);

现象:在无特定需求和正常的市场需求情况下订货量突然加大并远远超出其正常的需要量。

18)、发展过快(管理、经营不能同步发展);

现象:企业规模的扩展和发展过快,与其近经营能力和企业的规模完全无法匹配。

作为企业当遇到当客户出现以上的异常情况时,作为企业应该采取果断、迅速的应变措施,从发货量和加强汇款力度上来进行强化管理,以降低应收帐款的回收风险。 

 

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